TẠO MAIL MERGE TRONG WORD 2010

Mail Merge là tính năng soạn thư 1 loạt trong Microsoft Word, được không ít người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Cùng với Mail Merge, chúng ta có thể tạo cùng lúc nhiều thư cùng với cùng ngôn từ nhưng không giống nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, bài toán trộn thư vào Word được vận dụng vào bài toán tạo thư mời giữ hộ đến đối tác doanh nghiệp và quý khách trong công ty, in giấy ghi nhận cho nhiều người chỉ vào một thao tác, viết email thông tin xác nhận chuyển đổi lương cho nhân viên cấp dưới vào cuối năm…
*

Để ban đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần sẵn sàng nội dung cơ bạn dạng và nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:
Nguồn dữ liệu: trình bày những ngôn từ tùy biến khác biệt giữa các bức thư sau khi tạo ra một loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy phát triển thành này có thể là chúng ta tên, showroom người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình diễn trong một list dữ liệu. Danh sách này thường xuyên là danh bạ (contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table vào Word 2010 tuyệt văn bản bất kỳ có cấu tạo phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là gần như phần giống như nhau giữa những thư, ví dụ điển hình tên và showroom người gởi trên phong bì, nội dung chủ yếu của lá thư, email hay như là một phiếu ưu đãi. Ngôn từ cơ phiên bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi diễn đạt những đưa ra tiết chuyển đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là ngôi trường (Merge Field), được trình diễn dưới dạng «tên field».Khi kết hợp nội dung cơ bạn dạng và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ cung ứng bạn tạo thành hàng loạt tư liệu hoặc thư từ trả chỉnh, giống nhau về ngôn từ cơ bạn dạng nhưng biệt lập ở các chi tiết tùy biến đổi trong mối cung cấp dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi sẵn sàng danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần ngôn từ cơ phiên bản sẽ gồm những cụ thể nào cần chuyển đổi hay cá thể hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, showroom hoặc e-mail là những chi tiết chuyển đổi tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được list này cần những dữ liệu nào.

Bạn đang xem: Tạo mail merge trong word 2010


Với nguồn tài liệu là danh bạ, bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng thiết yếu Excel nhằm thể hiện tài liệu thật chính xác. Danh sách nguồn dữ liệu được phân thành các cột không giống nhau như bọn họ tên, địa chỉ, thương hiệu công ty… cùng mỗi hàng là một trong những người nhận ra nhập vừa đủ các thông tin tương ứng theo cột. Bạn có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, lựa chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn tài liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đang tiện hơn rất nhiều trong làm việc (Tương từ bỏ như nhập liệu thẳng nhưng lựa chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
*

Trong trường hợp bạn có nhu cầu cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn hoàn toàn có thể chọn Edit Recipient danh mục trên tab Mailings để lộ diện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file tài liệu và nhấn Edit nhằm sửa lại một vài chi tiết.

Xem thêm: Lyric/ Lời Bài Hát My Love Isaac Thái, Loi Bai Hat My Love


*

Bạn cần xác định nội dung của khách hàng là dạng thư trường đoản cú (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong suy bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
*

Bên cạnh phần văn bản đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Bí quyết nhập khá đối kháng giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại phần lớn vị trí phù hợp. Ví dụ điển hình với nguồn dữ liệu mẫu dưới và soạn ngôn từ cho phong so bì (Envelopes), phần thông tin người nhận đã nhập:
*

Hoặc chèn Merge Fields vào trong 1 câu trong e-mail như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp đến xếp thời hạn đến tham gia chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mọi cá nhân (Recipient) để sửa chữa vào vị trí của những trường trong quy trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 đang hiện thành câu: chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường và không in hoa ở cam kết tự đầu để câu không chạm chán lỗi chủ yếu tả viết hoa chữ Chị chính giữa câu hoặc định hình in đậm, in nghiêng đến tên tín đồ nhận.
Để thực hiện Mail Merge, bạn có thể vào tab Mailings và làm việc với các chức năng trên thanh khí cụ này (Ribbon). Kế bên ra, nếu như quen sử dụng các phiên phiên bản Word trước đây, bạn chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 bước như hình minh họa bên dưới đây: